Élaborer un budget signifie souvent de résoudre la " quadrature du cercle ". Parce qu'en ces temps de disette budgétaire, il vous est souvent demandé de réduire ses dépenses tout en maintenant efficacité et agilité ! PhD Business Solutions conçoit des solutions toujours plus proche de vos préoccupations pour la gestion et le suivi des budgets, la gestion des engagements et des achats...

Budgets

Préparation budgétaire, Transfert budgétaire, Nombre de révision illimité, Projection budgétaire & Comparatif, budget (engagé, réalisé, commandé, contracté & facturé), Widget de présentation budgétaire, Lien OLE Excel...

Engagements

Saisie des engagements, Contrôle des dépassements avec workflow spécifique, Gestion des dépenses hors engagements, Engagements pluriannuels, Dossiers d’engagements, Suivi des dépenses par lignes budgétaires, Traçabilité des engagements, Imputation automatique sur commandes et factures, Rapprochement Comptabilisé/Engagé, Circuits de validation paramétrables, Workflow de validation via messagerie électronique...

Achats

Définition des procédures et autorisations d’achats, Processus d’achats avec ou sans engagement préalable, Référentiel fournisseurs avec gestion des critères qualitatifs, Catalogue fournisseurs, Gestion complète de la demande d’achat jusqu’à la facture, Gestion des demandes de prix, Gestion des réceptions et des livraisons partielles, Gestion des litiges techniques, Pointage facture / commande / livraison, Traitement des factures fournisseurs non parvenues (FNP), Comptabilisation des factures, Workflow de validation...

Processus

Gestion complète de la chaîne des achats en multi devises, Expression de besoin, Appel d’offre, Commande, Réception, Facture fournisseurs, Comptabilisation des factures, Facture fournisseur non parvenues., Workflow de validation à toutes les étapes par utilisateur ou par rôle...

Contrats & Marchés

Contrat pluriannuel et abonnementn Suivi des contratsn Gestion des avenants et reconductions, Génération automatique des engagements sur contrat, Workflow de validation et alerte de reconduction, Lien GED pour archivage des documents contractuels...

Personnalisation des éléments de référence, Circularisation des fournisseurs, Base documentaire technique et financière, Traitement des réponses, Processus de validation avant envoi et suivi des réponses, Génération des demandes d’achat...

Demande d’achat, Demande de mission, Demande de création de tiers, Demande d’acompte avec ou sans création d’engagement...

Traçabilité de l'ensemble des opérations de la demande d’achat à la facture fournisseur, Consultation dynamique des justificatifs...

PheB permet d’intégrer toute nature de documents au cœur sur système (Word, Excel, PDF, Image de tout format…)

Afin de faciliter l’indexation de toute nature de document numérisé, PheB permet le Typage dynamique des informations afin de rendre celles-ci plus pertinentes dans les recherches et rattachements à des process (Devis, Commande, Facture, Contrat…)

La confidentialité est au cœur de la GED de PheB. 

Celle-ci permet simplement d’associer une nature de confidentialité (Privé, Public, restreint à un groupe de personnes…)

La gestion des habilitations est au cœur de votre système d’information.

Parce que chercher des documents est une source importante de temps passé par vos collaborateurs, PheB intègre une gestion

Multi-process de toute nature de document rattaché.

Ainsi, tout document est dynamiquement consultable sur l’ensemble du processus d’engagement dans lequel celui-ci s’inscrit (Commande, Facture, Livraison, Contrat…)  

La gestion électronique de documents n’est utile que si celle-ci permet une recherche performante des informations archivées. 

En plus de permettre la recherche dynamique d’un document scanné, PheB retrouve toute nature de process rattaché à un document (Devis, Commande, Facture, Contrat…)

L’ensemble des processus mis en œuvre au cœur de PheB sont régis par un puissant outil de workflow. 

Ainsi, chaque process peut automatiser les phases suivantes à mettre en œuvre après validation sur l’ensemble des étapes constituant ce même process. Tout au long des phases de validations, les documents rattachés suivent, disponibles à la visualisation pour certains collaborateurs, non visibles par d’autres en fonction de leur niveau d’accréditation défini en amont.

Dès lors qu’un document est rattaché à une nature de process (Commande, Devis, Facture, Engagement…), l’ensemble des informations constituant celui-ci est indexé facilitant ainsi la recherche de toute nature d’information au cœur de votre système d’information.